Защита файла Excel паролем и шифрованием. Как поставить пароль на Excel файл Как поставить пароль на хл файл

Во-первых, большинство параметров защиты теперь доступно в одном месте, на вкладке File (Файл) > Info (Сведения) > Permissions (Защита книги), как видно на рисунке ниже:

Во-вторых, это меню представляет собой удобный центр управления защитой, где очень доступно перечислены все активированные элементы защиты.

К сожалению, существует один серьёзный недостаток, с которым я успел столкнуться: теперь мы не можем назначить отдельные пароли для открытия и для редактирования файла (я часто пользуюсь такой возможностью в повседневной работе с Excel). Конечно же, такая возможность существует, и она доступна на вкладке Review (Рецензирование). В некоторых случаях я закрываю доступ к редактированию файла паролем, но снимаю защиту с его открытия, тем самым облегчаю жизнь людям, с которыми делюсь своими таблицами!

Что же представляют из себя инструменты защиты в Microsoft Excel?

Инструменты защиты Microsoft Excel делают в точности то, о чём говорит их название: они защищают Ваши данные. Доступен весь спектр возможностей: защита ячеек и скрытие формул, шифрование листа и целой книги. Вы можете комбинировать любые инструменты в своё удовольствие!

Говоря начистоту, все инструменты защиты в MS Excel вполне примитивны, они имеют достаточно много дыр и легко поддаются взлому! Поэтому, если информация требует 100% гарантию защиты, то я советую не полагаться полностью на Excel и поискать альтернативные инструменты для защиты данных.

Если же Вы просто хотите уберечь свою работу от случайных изменений, подтвердить подлинность книг, которыми делитесь, или защититься от любопытных глаз, тогда инструментов защиты Microsoft Excel будет более чем достаточно.

Какие способы защиты доступны?

В Excel существует пять техник защиты, получить доступ к которым можно, нажав File (Файл) > Info (Сведения) > Permissions (Защита книги). После того, как Вы сделаете это, откроется диалоговое окно, показанное на рисунке ниже.

В следующих частях статьи я дам пояснения, инструкции, сочетания клавиш и примеры для каждой техники.

Помечаем документ Excel как окончательный

Первым механизмом защиты Вы объявляете файл “завершённым” и отключаете все права редактирования. Он полезен для защиты книги от случайного изменения пользователями, в том числе и Вами!

Чтобы использовать этот инструмент, выберите пункт Mark as Final (Пометить как окончательный) и подтвердите своё решение в появившемся окне с предупреждением, как показано на рисунке ниже.

Нажмите ОК . Если Вы впервые используете этот инструмент, то, возможно, увидите вот такое информационное окно:

Снова нажмите ОК и обратите внимание, что этот режим защиты теперь отображается в разделе Info (Сведения) на вкладке File (Файл) в Вашей книге.

Если после пометки файла как окончательного Вы хотите внести в него какие-то изменения, просто нажмите кнопку Edit Anyway (Всё равно редактировать) в информационной панели, которая появляется вдоль верхнего края рабочей области при открытии книги.

Защита файлов Excel паролем

Наверное, самый популярный инструмент защиты файлов Excel – это шифрование с использованием пароля. Данный инструмент особенно полезен для защиты от посторонних взглядов или при передаче конфиденциальной информации через электронную почту. В этом режиме пользователь должен ввести пароль, чтобы открыть файл.

Чтобы использовать этот механизм, выберите пункт Encrypt with Password (Зашифровать с использованием пароля) в окне File (Файл) > Info (Сведения) > Permissions (Защита книги), и у Вас откроется вот такое окно с запросом пароля:

Вы должны серьёзно отнестись к предупреждению о необходимости надёжно хранить свои пароли, поскольку в Excel совершенно невозможно восстановить забытый пароль!

Нажмите ОК , чтобы подтвердить пароль. Обратите внимание, информация, что режим защиты паролем в данный момент активен, теперь отображается в разделе Info (Сведения) на вкладке File (Файл):

Вы по-прежнему можете активировать защиту паролем при сохранении файла, и, возможно, Вы будете действовать по старинке, если так же, как и я, любите защищать свои файлы паролями от изменений.

Чтобы использовать старую добрую технику защиты паролем, нажмите File (Файл) > Save As (Сохранить как), а затем кликните General Options (Общие параметры) рядом с кнопкой Save (Сохранить), чтобы открыть диалоговое окно General Options (Общие параметры).

Первый параметр в этом окне позволяет создавать резервную копию файла при каждом его открытии в будущем. Далее Вы можете ввести пароли для открытия и/или изменения файла, и как уже было упомянуто, они не обязано должны быть одинаковыми!

Защита листа Excel

Этот инструмент защищает все ячейки на выбранном листе и сохраняет их в том виде, в котором они были на момент включения защиты.

По умолчанию все ячейки заблокированы, но, если потребуется, Вы можете задать нужный набор доступных инструментов форматирования. Этот инструмент особенно полезен для создания в Excel форм ввода данных, когда необходимо, чтобы информацию можно было вводить только в определенные ячейки.

Чтобы изменить защиту ячейки:

По умолчанию блокируются все ячейки. Это означает, что, если лист защищён, то ничего нельзя изменить. Если поставить галочку напротив опции Hidden (Скрыть формулы), то будут скрыты формулы, находящиеся в ячейках.

Если Вы решили использовать защищённые, скрытые и открытые ячейки на одном листе, то целесообразней будет воспользоваться стилями MS Excel. Более подробную инструкцию по применению стилей читайте в соответствующей статье.

Доступ к данному инструменту можно получить также на вкладке Review (Рецензирование) > Changes (Изменения) > Protect Worksheet (Защитить лист).

Кроме этого для установки и снятия защиты с листа Excel существует быстрая комбинация клавиш – Alt+TPP (Alt+РЗТ).

Защита всей рабочей книги

Этот инструмент служит для защиты настроек книги, то есть порядка листов, возможности управления скрытыми листами и возможности удалять или добавлять новые листы.

Чтобы активировать защиту рабочей книги, нажмите File (Файл) > Info (Сведения) > Protect Workbook Structure (Защитить структуру книги). Откроется диалоговое окно Protect Structure and Windows (Защита структуры и окон):

Примечание: Вы можете включить защиту структуры и/или окон, они не исключают друг друга.

• Защита структуры – это защита последовательности листов, защита от скрытия и показа скрытых листов, удаления и добавления новых листов.
• Защита окон – это защита от изменения размеров и положения окон. Например, защита от перемещения, изменения размеров и закрытия окон.

Как и в предыдущем случае, при желании Вы можете установить пароль.

Доступ к этим настройкам можно получить старым способом: Review (Рецензирование) > Changes (Изменения) > Protect Workbook (Защитить книгу).

Также, чтобы установить защиту книги в Excel существует быстрая комбинация клавиш Alt+TPW (Alt+РЗЬ).

Добавление цифровой подписи к файлу Excel

Одна из новых опций, добавленных к ассортименту защиты, это добавление к Вашему файлу цифровой подписи (известной также как Digital ID).

Чтобы полноценно использовать этот инструмент, Вам понадобится цифровое удостоверение, выпускаемое органом по электронной сертификации. Для более подробной информации об органах по электронной сертификации, обратитесь за консультацией на сайт Microsoft Office.

Этот инструмент гарантирует подлинность, целостность, безотказность и нотариально заверяет Ваш файл, добавляя к нему цифровую подпись.

Чтобы использовать эту возможность, нажмите Add a Digital Signature (Добавить цифровую подпись) на вкладке File (Файл) в разделе Info (Сведения). Откроется диалоговое окно для работы с цифровой подписью, как показано ниже.

Кроме того, заметьте, что файл был также отмечен как окончательный, поскольку само собой разумеется, цифровая подпись указывает, что с момента её добавления ничего изменено не было.

Если файл с цифровой подписью будет изменён любым способом, цифровая подпись будет удалена и может появиться вот такое предупреждение:

Как снять защиту

В следующем примере показано, как снять защиту шифрованием с файла Excel. Чтобы снять любую из опций защиты в Microsoft Excel, проделайте перечисленные в следующем примере шаги, только применительно к нужному вам параметру защиты.

Пример: Удаляем пароль шифрования из файла Excel

Я надеюсь, что эта короткая статья сделала более понятными различные виды защиты, доступные на сегодняшний день в Microsoft Excel.

Мне кажется очень удобным размещение всех инструментов защиты в одном месте, кроме момента, что здесь нет защиты паролем от внесения изменений. Конечно же теперь я пересматриваю своё отношение к работе с инструментами защиты в Excel, и в процессе написания этой статьи меня посетила мысль: не слишком ли ревниво я отношусь к своим файлам?!

Как и почему Вы используете инструменты защиты Microsoft Excel? Если у Вас есть какие-то идеи или предложения, пожалуйста, оставляйте их в комментариях.

Сегодня мы обсудим, как запаролить Excel-файл. Данный инструмент входит в состав Microsoft Office. Программа Excel дает возможность создавать таблицы разной сложности, использовать формулы, а также индивидуальное оформление. Все актуальные версии приложения поддерживают настройку пароля.

Инструкция

Переходим к поэтапному описанию процесса того, как запаролить Excel-файл. Такая возможность предоставляется файлам в формате *.xls, как и любым другим документам Microsoft Office, среди которых Word и Access. Итак, после окончания работы с документом нажимаем кнопку «Файл», которая расположена в меню, вверху окна Microsoft Excel. В появившемся списке обращаемся к пункту «Сохранить как», нажав на него один раз левой кнопкой мышки. Возникнет окно сохранения документа, в нем находим меню «Сервис», нажимаем перевернутый треугольник, а затем используем появившуюся функцию «Общие параметры».

Настройка

Переходим к следующему этапу решения вопроса о том, как запаролить Excel-файл. На экране появляется раздел «Общие параметры». Здесь необходимо ввести пароль на изменение или открытие документа. Кроме того, если активировать функцию «Только чтение», при попытке открыть запароленный файл Excel, по умолчанию будет отключена.

Если установить защиту только для запуска документа, запрос на ввод будет возникать каждый раз во время открытия таблицы. При этом все пользователи, которые будут знать секретную комбинацию, смогут создавать массивы и редактировать данные. Что касается вопроса о том, как открыть запароленный файл защита установлена на изменение материала, запуск будет происходить стандартно, без каких-либо запросов. Однако если внести в таблицу новые данные и попытаться сохранить документ, приложение попросит указать секретную комбинацию.

Когда установлены оба типа паролей, необходим двойной ввод во время запуска и закрытия материала. Важно знать, что можно установить разные пароли на редактирование и открытие файла.

Возвращаемся к настройке. Когда пароль (или их пара) задан, нажимаем в «Общих параметрах» кнопку «OK». В проводнике вписываем имя документа, сохраняем файл, используя соответствующую функцию.

Удаляем защиту

Запускаем Excel. Открываем документ, который необходимо избавить от парольной защиты. Используем меню «Файл». Указываем «Сохранить как», а после открываем меню «Сервис». Переходим в «Общие параметры», применяем двойной клик мышки на звездочках в строке пароля. Используем клавишу «Del» для нужного действия. Подтверждаем операцию нажатием кнопки «OK». Нажимаем «Сохранить», а затем «Да» в новом окне.

Вот и все, пароль в книге Excel снят. С листом все происходит аналогичным образом. Открываем меню «Сервис», используем команду «Снять защиту». Для подтверждения действия отмены вам придется ввести назначенный ранее пароль. Отныне вы знаете, как запаролить Excel-файл, а также как при необходимости отменить защиту.

Безопасность и защита данных являются одним из главных направлений развития современных информационных технологий. Актуальность этой проблемы не уменьшается, а только растет. Особенно важна защита данных для табличных файлов, в которых зачастую хранится важная информация коммерческого характера. Давайте узнаем, как защитить файлы Excel при помощи пароля.

Разработчики программы прекрасно понимали важность возможности установки пароля именно на файлы Excel, поэтому внедрили сразу несколько вариантов выполнения данной процедуры. При этом, существует возможность установить ключ, как на открытие книги, так и на её изменение.

Способ 1: установка пароля при сохранении файла

Один из способов предполагает установить пароль непосредственно при сохранении книги Excel.

Таким образом мы защитили файл Excel. Теперь для его открытия и редактирования потребуется вводить соответствующие пароли.

Способ 2: установка пароля в разделе «Сведения»

Второй способ подразумевает установку пароля в разделе Excel «Сведения» .

Способ 3: Установка пароля и его снятие во вкладке «Рецензирование»

Возможность установки пароля существует также во вкладке «Рецензирование» .

Как видим, программа Microsoft Excel предлагает сразу несколько способов защитить файл паролем, как от преднамеренного взлома, так и от неумышленных действий. Запаролить можно, как открытие книги, так и редактирование или изменение её отдельных структурных элементов. При этом, автор может сам определять, от каких именно изменений он хочет защитить документ.

Вопрос защиты данных на сегодняшний день является особенно актуальным. В сети полно злоумышленников, которые легко могут завладеть незащищенной информацией. Кроме того, нередкими являются случаи, когда пользователь хочет установить защиту просто от посторонних глаз, например, в случае, если одним и тем же компьютером пользуется несколько человек. В общем, сейчас мы не будем выяснять мотив подобного желания, а поговорим лучше о том, как запаролить файл excel. В данной статье под прицелом оказался Excel версии 2007 и 2010, ведь принцип установки пароля у них будет идентичный. Итак, всем желающим установить защиту на экселевский документ, я предлагаю воспользоваться одним из двух способов. Какими? Узнаете далее!

Способ первый

На самом деле, оба способа предельно простые, и одинаково функциональные, поэтому не имеет значения, какой вы выберете. Это также просто . Итак, начнем с алгоритма выполнения первого способа:

1. Давайте представим, что нужный документ готов, осталось лишь его запаролить. Для этого нажимаем большую кнопку «Office» в верхнем левом углу программы.
2. В открывшемся контекстном меню жмите «Сохранить как».
3. Откроется новое окно, ваша задача – обратить внимание на маленькую кнопку «Сервис», расположенную рядом с «Сохранить» и «Отмена». Нажимаете на нее, и выпадает небольшая менюшка, выбирайте строчку «Общие параметры».
4. Далее вы можете установить пароли для двух случаев: для открытия документа и его изменения. Вводите нужный шифр и нажимайте «ОК». Отныне, всякий раз при открытии документа каждому юзеру будет предложено ввести установленный пароль. Пароли лучше где-то запишите иначе, если забудете, то придется ломать голову .

Способ второй

Помимо вышеописанного, могу предложить еще один вариант для установки пароля на документ Excel.

Придерживаясь таких несложных правил, вы можете в два счета установить защиту на любой файл программы Excel. Отмечу, что в основе этой функции лежит 128-битное шифрование AES, которое считается стандартным методом защиты файла.

Видео в помощь

Пароль, защищающий книгу Excel (на уровне файла), управляет доступом двумя способами: он позволяет пользователю войти, и он позволяет пользователю сохранять изменения. Прежде чем мы обсудим функцию защиты паролем Excel, давайте проясним, что мы подразумеваем под защитой.

Несмотря на то, что термины «безопасность» и «защита» обычно взаимозаменяемы, функционально в Excel, это не одно и то же. Безопасность позволяет вам выбирать, кто может получить доступ к данным. Защита ограничивает пользователей, которые могут только просматривать, но не вносить изменения. Безопасность — это доступ, защита — поддержание целостности.

Чтобы назначить пароль на файл Excel, выполните следующие действия:

Шаг 3. В появившемся диалоговом окне вы можете установить два пароля: один для открытия рабочей книги и один для изменения книги. Дополнительные параметры позволяют вам устанавливать параметры шифрования для дополнительной безопасности.

Шаг 4. Введите один или оба пароля и нажмите «ОК».

Шаг 5. Подтвердите каждый пароль и нажмите «ОК».

На заметку! для открытия книги не требует пояснений. Если пользователь не знает пароль, он или она не может открыть файл. Помните, что этот пароль только удерживает пользователей. Пользователь, который знает этот пароль, имеет доступ ко всем данным и может изменять данные один раз.

Назначив второй пароль, вы можете разрешить пользователям открывать рабочую книгу и просматривать данные, но не разрешать фактически изменять книгу. Пользователь, который знает этот пароль, может просматривать и изменять данные, а также сохранять изменения в книге.

Пользователь, который не знает пароль, может просматривать данные, но они доступны только для чтения. Этот пользователь все еще может изменять данные, но защищенная паролем книга не позволит пользователю сохранять изменения. Этот пользователь просто не может сохранить изменения в защищенной книге. Однако пользователь может ввести новое имя и создать новую книгу.

Видео — Защита паролем файла Microsoft Excel

Безопасность на уровне отдельных листов

Защищать можно не только весь файл или книгу, но и отдельные листы документа. Сделать это так же просто, смотрите на скриншоты ниже.

Шаг 1. В разделе «Рецензирование» выберите необходимый вам уровень защиты.

Шаг 2. Введите пароль, выбрав необходимый вам тип защиты.

Нажмите на кнопку «ОК». С этого момента документ или его составные части будут в безопасности, никто не сможет их отредактировать. Это не значит, что другие люди не смогут получить к ним доступ.

Шифрование паролем

Помимо защиты Microsoft Excel позволяет зашифровать файл с помощью отдельного пароля. Это процесс будет необратим, если вы забудете пароль. В этом случае вы никогда не сможете получить к ним доступ. Сохраните пароль в недоступном для других месте, не забывайте его.

Установка внешнего пароля на файл Excel

Помимо внутреннего пароля вы можете настроить дополнительную защиту, используя специальные программы для скрытия, защиты паролем и шифрования. Большинство из них бесплатны и очень просты в использовании. Ниже, в таблице, представлены самые популярные программы, помогающие защитить ваши файлы Excel.

Видео — Защита ячеек и листов в Microsoft Excel

На заметку

Прежде чем приступать к защите паролем всех ваших книг, необходимо иметь в виду три важных момента:

1. Любой, у кого есть пароль для изменения книги, также может удалить защиту паролем! Используйте этот конкретный вариант с умом.
2. Обычные пользователи могут воспользоваться программой взлома пароля. Ваша лучшая защита от такого типа подделки (или кражи) заключается в том, чтобы назначить очень длинный пароль из случайных символов. Это не защитит от взлома специализированным программным обеспечением на 100%, но замедлит его. Эта задержка может привести к тому, что потенциальный взломщик отложит работу над ней.
3. Если вы забыли свой пароль и не можете войти в свою книгу и внести изменения, вы сами можете приобрести программное обеспечение для взлома паролей.

Защита паролем Excel — отличная возможность, и, к счастью, ее легко реализовать. Не путайте защиту и безопасность, не полагайтесь только на внутренний пароль. Есть множество различных способов шифрования, которое обеспечивается сторонним ПО.